Weg met de standaardafwijzing na een sollicitatie!

afwijzing na sollicitatieJe hebt je hele ziel en zaligheid gestopt in het schrijven van een mooie sollicitatiebrief en deze verwachtingsvol verstuurd. Niet lang daarna krijg je een standaardafwijzing met het bericht dat er kandidaten waren die beter aan het profiel voldoen.

 

Dat kan anders! Dat dacht ook Femke van Voorthuizen, Teamleider P&O Carrièrebureau van het Reinier de Graaf Ziekenhuis. Zij bedacht een inloopspreekuur voor afgewezen sollicitanten.

Hoe kwam je op het idee om een inloopspreekuur te organiseren?

Vorig jaar zocht ik een recruiter binnen mijn eigen team. Toen dacht ik: ik kan zelf wel een vacature schrijven, maar uiteindelijk zoek ik iemand die dat ook goed moet kunnen. Dus waarom vraag ik niet aan de kandidaten om zelf hun eigen vacature op te stellen? Ze konden daarin laten zien wat zij belangrijk vinden in een baan en over het media-advies nadenken. Zo sloeg ik twee vliegen in één klap, want dan kon ik checken hoe iemand een vacaturetekst opstelt én zien waar “iemands staart van zou gaan kwispelen”. Ik kreeg hier 26 uitgebreide reacties op, met leuke en creatieve oplossingen zoals Prezi’s, advertenties, websites en videosollicitaties. Kortom: mensen investeerden veel tijd en moeite. Ik vond dat wij daarom als organisatie iets terug moesten doen. Zo was het idee van een inloopspreekuur gauw geboren.

Hoe waren de reacties van sollicitanten op deze uitnodiging? Ik kan mij voorstellen dat niet iedereen hier zin in heeft…

Bij de vacature kwamen er van de 22 afgewezen mensen vijf op gesprek. Twee kandidaten gaven de voorkeur aan een telefonische terugkoppeling en nog eens tien zeiden dat ze de mogelijkheid wel heel netjes vonden hoewel ze er geen gebruik van wensten te maken. Enkele mensen belden en gaven voorkeur aan een uitgebreidere telefonische toelichting. Ook daar staan we voor open.
De mensen die we uitnodigen zijn alleen kandidaten die we op grond van hun brief niet op gesprek vragen voor een vacature.

Hoe was het daadwerkelijke inloopspreekuur? Hoe verlopen de gesprekken?

De gesprekken verlopen heel prettig. Natuurlijk is het soms confronterend. Het vraagt van de recruiter om nog eens goed uiteen te zetten waarom de sollicitatie onvoldoende was. En het vraagt van de kandidaat om zich eens goed achter de oren te krabben. Het gesprek staat echt in het teken van het openen van ogen. Van de recruiters over het volledige recruitmentproces en over de mensen op de arbeidsmarkt. Van de kandidaten die leren hoe recruiters denken en waar op gelet wordt bij een sollicitatie. Ook merken we dat we vaak veel waarde kunnen toevoegen door de online identity van kandidaten te bespreken.

Wat hebben jullie als bedrijf er zelf aan gehad? Zijn er bijvoorbeeld sollicitanten bij waar jullie alsnog interesse in hebben bij nader inzien?

Ik blijf het een WIN-WIN situatie vinden. De recruiter heeft de kans om op een persoonlijker manier af te wijzen en mensen verder te helpen. De kandidaat leert hoe hij bij een eventuele volgende sollicitatie meer indruk kan maken. De derde winst is dat we soms zelfs mensen treffen die op papier niet goed uit de verf komen, maar in persoon een zeer goede indruk achter laten. Die nemen we dan op in een “talentpool”. Op social media/in wervingsland gonst het idee van een inloopspreekuur aardig. Het is een andere insteek en manier van denken die past bij deze tijd van een ruime arbeidsmarkt.

Op welke manier stuurden jullie in het verleden afwijzingen?

Dit verschilde per vacature. Soms moet een kandidaat een vragenlijst over harde functie-eisen invullen. Indien zij niet voldoen aan een functie-eis, worden zij automatisch op grond daarvan afgewezen. Soms standaard afwijzing, soms een persoonlijkere afwijzing. Als iemand op selectiegesprek is geweest en wordt afgewezen, gebeurt dit altijd telefonisch.

Gaan jullie vaker een inloopspreekuur houden?

De recruiters waren zo enthousiast, dat we dit al hebben gedaan voor een andere vacature. We sturen dan een afwijzing met daarbij een inloopuitnodiging. Er volgt er nog een in augustus. Daarna evalueren we over voortzetting en vorm.

Is een inloopspreekuur geschikt voor elk soort vacature?

Daar ben ik nog niet zeker van. Aan de ene kant: iedere vacature gaat gepaard met werkzoekenden, dus waarom niet. Echter, ik vind het logischer wanneer mensen meer moeite hebben moeten doen en of hun motivatie hebben duidelijk gemaakt. Wij willen aan het begin van de pijpleiding bij de werving ook steeds meer vragen van sollicitanten, bijvoorbeeld middels een presentatie, moodboard over visie op zorg, enzovoort. In die gevallen zou ik het zeer terecht vinden wanneer wij ook extra aandacht besteden aan de afwijzing (in de vorm van een inloopspreekuur).

Hebben jullie tips voor bedrijven die in deze lastige tijd veel (standaard) afwijzingen sturen en aangeven geen tijd te hebben om het op een andere manier te doen?

  • Proberen kan altijd. Leg het voor aan enkele sollicitanten waar je al over twijfelde op grond van hun sollicitatie en kijk wat het je brengt.
  • Zie het als investering in de toekomst: er komt ongetwijfeld weer een moment waarop je hoopt dat diezelfde kandidaten (nog) bij je willen werken.
  • Wees kritisch in je werving (en selectie). In de vacaturetekst kun je bijvoorbeeld een opdracht toevoegen voor de sollicitant. Als selecteur zie je meer van de sollicitant, selecteren wordt leuker. Het aantal kandidaten is waarschijnlijk lager en het is minder “vervelend” om ze allemaal te bekijken en aandacht te besteden aan het afwijzen.
  • De winst is nu niet in cijfers uit te drukken, maar alle positieve reacties zijn heel waardevol.

 

2 reacties op “Weg met de standaardafwijzing na een sollicitatie!”

  1. Een veel gebruikt excuus om niet persoonlijk af te wijzen is omdat ze geen tijd hebben. Inderdaad, als je 200 kandidaten moet afwijzen dan wordt het knap lastig.

    Tip voor recruiters/ HR managers: ga pro-actief werven. Dit levert hogere kwaliteit kandidaten op, meer persoonlijke aandacht en is een mooi begin aan een goed employer brand.

    Mocht je dan echt zo graag een vacature willen plaatsen en ben je bang voor teveel reacties, schrijf dan een scherpere vacaturetekst.

    Er is geen excuus voor een standaard afwijzing.

  2. Pingback: Reactie op sollicitatie: en toen werd het stil | wervingsvisieswervingsvisies

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.